Cuando formas parte de un área legal o estás ejerciendo el rol como Gerente de Contratos, habitualmente surge siempre la pregunta de ¿Cuando aplica o no una adenda o enmienda a un contrato de servicios?
Al respecto me permitiré explicarlo de una forma didáctica, fácil de digerir, no solo para quienes tenemos experiencia con contratos, sino para aquellas personas ajenas al área legal de la empresa.
Comencemos primeramente por definir de forma suscinta lo que es una adenda y una enmienda. Una adenda es algo que se añade información al contenido de un contrato, una enmienda es una modificación al contenido original del contrato. En otras palabras una adenda se suma al idioma que estaba en el documento original, mientras que una enmienda cambia ese idioma.
Parámetros para emplear una adenda a un contrato de servicios
Se utiliza para:
Contratos ya suscritos por las partes (firmados).
Para añadir información al contrato firmado, sin alterar el contenido del contrato original. Ejemplos: añadir nuevos servicios, nuevo alcance, un nuevo anexo.
Se puede utilizar para indicar que se incluirá un nuevo anexo al contrato, sin eliminar o modificar los existentes.
Parámetros de uso de una enmienda
Se utiliza para:
Contratos ya suscritos por las partes (firmados).
Para modificar la información del contrato firmado, alterando el contenido del contrato original. Ejemplos: cambiar servicios, fechas de entregas de servicios, alcance del servicio, si hay una nueva ley, reglamento o código que se tenga que contemplar por mandato.
Se puede utilizar para indicar que se modificará el contenido de algún anexo del contrato o inclusive indicar que un anexo ya no tiene validez.
Por favor tomar en cuenta que no tiene sentido, crear una adenda o enmienda a un contrato maestro (template) ya existente, si se puede modificar el contrato sin premura, porque no se está en un proceso de negociación. Si lo que se requiere es simplemente actualizar el formato de contrato, es mejor proceder a realizar dicha actualización, que llenarse de multiples adendas o enmiendas.
Sin embargo se puede dar el caso de que estemos en presencia o en pleno proceso de una negociación, en la que el formato del contrato no se adapte, y se tenga que modificar parte del contenido del formato de contrato existente y regulado por una norma como la ISO. En este caso, por supuesto podemos emplear una adenda (si es para agregar un nuevo servicio o un nuevo requerimiento del cliente como en los casos de que esté desea que se consideré la legislación de su país para temas de resolución de conflicto o arbitraje), claro está si es un formato de contrato pre-elaborado, pre-establecido que solo puede ser modificado a través de un procedimiento específico, por políticas de la empresa, se puede aplicar una adenda.
Ahora bien si estamos en presencia de un formato de contrato adaptable dependiendo de la negociación que se está ejecutando y que no requiere pasar por un proceso, entonces bien podemos ir directamente al contrato y modificarlo, sin emplear una adenda para agregar la información. Todo dependerá de los procedimientos establecidos por la empresa y de la flexibilidad que se tenga al respecto. Para empresas que se están certificando en ISO o un norma similar, quizas esto no pueda ser aplicado con ligereza.
Parámetros de creación de nuevas versiones de contratos
Los contratos deben ser actualizados conforme a derecho siempre que haya cambios en la legislación patria de las partes del contrato. Para su actualización, se recomienda la creación de versiones considerando la fecha en que fueron actualizados, con la finalidad de llevar un control del modelo vigente. El mantener nuestros contratos actualizados, mitiga el riesgo de demanda. Los formatos de contratos no pueden ser estáticos, deben ser adaptables a las exigencias de las partes, y las nuevas leyes, códigos, reglamentos, que surjan, como producto de ese entorno social, al cual no es ajeno ninguna empresa.
No se deben utilizar adendas o enmiendas, cuando el contrato no ha sido firmado, es decir, cuando es un modelo o formato (template). Se debe es crear una nueva versión del mismo. Esto si no estamos en puertas de un proceso de venta, negociación que amerite una acción más rápida, y por tanto no se pueda cumplir con el procedimiento correspondiente fijado por la empresa.
Las siglas que identifiquen al contrato, como cuando estamos en presencia de una certificación ISO, siempre deben ser las mismas para evitar confusiones, cambiando solamente el número de versión y la fecha de actualización.
Cuando no se recomienda utilizar adendas o enmiendas?
Cuando es un contrato modelo (template), y no hay premura en modificarlo, ya que estos pueden ser ajustados y actualizados, y por tanto se pueden crear nuevas versiones del mismo contrato.
¿Se puede crear un modelo o formato de enmienda o adenda que aplique a los modelos de contratos existentes?
Si lo que queremos es tener contratos con diferentes escenarios de pagos, servicios, alcance de cada servicio, se pudiera es crear Anexos, los cuales serían incorporados al contrato, una vez definida la negociación, es decir, se sepa que anexo aplicaría. Crear anexos para cada escenario que se pueda plantear (servicios, alcance de servicios, términos de pagos). Si este va a ser el procedimiento a aplicar, por favor tomar en cuenta que siempre debe haber concordancia con el formato del contrato maestro.
En estos casos, se deberá dejar en blanco, editable, la sección correspondiente en donde se enumeran los anexos al contrato, de manera de agregar el que aplicaría a esa negociación. Esto dependerá de las necesidades que tenga la empresa y del tipo de transacción comercial que se esté llevando a cabo.
De la mano de la tecnología, muy podemos tambien crear formatos de contratos automatizados, que permitan seleccionar que servicios incorporar al mismo, y no solo ello, información requerida en otras partes del contrato.
Se recomienda...
Que los contratos y sus adendas o enmiendas siempre sean redactadas o revisadas por un abogado experto, por cuanto de cada uno de estos documentos derivan derechos y obligaciones para las partes. Esto mitiga el riesgo de demandas por incumplimiento de contratos o de multas o sanciones por incumpliendo del marco normativo vigente.
Si usted es una empresa grande, con alto volumen de transacciones y por ende de contratos, lo mejor es considerar implementar un sistema de gerencia de contratos o lo que se conoce en el argot tecnológico como CLM (Contract Lifecycle Management), o verificar si dentro del CRM (Customer Relationship Management) existe una app (aplicación) para contratos que se pueda integrar y que permita automatizar el proceso, si quienes llenan cierta información dentro del contrato son personas ajenas al ambito legal.
María Alejandra Tuozzo
Abogada. Especialista en Contratos y Gobierno Corporativo.
email: abog.mariatuozzo@gmail.com
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