Quienes tenemos experiencia trabajando en el área legal dentro de una empresa, hemos experimentado la necesidad de lograr que el proceso de negociación y firma de contratos sea realizado de la formas más armónica entre las partes, en aras de reducir riesgos, e inclusive reducir el factor tiempo, sobre todo cuando el contrato que se está suscribiendo representa un ingreso para la empresa, por supuesto todo dependerá en gran medida del tipo de contrato que estemos suscribiendo: Contrato de Sociedad (Partnership Agreement), Contrato de Reventa (Reseller Agreement), Contrato de Confidencialidad (Non Disclosure Agreement), Contrato de Prestación de Servicios (Service Provider Agreement), Contrato de software como servicio (Software as a Service) , Contrato de Proyecto de Implementación de Software, etc.
Ver el área legal dentro de una organización, como un área que solo genera gastos por los honorarios de los abogados, es un grave error, por cuanto los abogados somos quienes podemos detectar los posibles riesgos presentes dentro de cada tipo de contrato a suscribir, y no solo ello, podemos aportar ideas a las otras áreas envueltas en la negociación para que mejoren sus procesos, e incluso el contenido de las propuestas comerciales, ya que en los casos de contratos de tipo comercial, se incurre mucho en el error de ofrecer más de lo que se puede dar, lo que a simple vista representa un alto riesgo de incumplimiento por parte del proveedor del servicio, o el vendedor de algún tipo de dispositivo físico.
Recomiendo ampliamente, que siempre se ofrezca lo que realmente se puede dar, lo que realmente se puede cumplir. En mis experiencias pasadas, he presenciado como por ejemplo en el caso de las ventas, tenemos siempre vendedores que por el afán de hacer una cuota y de decir que cerró una negociación, ofrecen villas y castillos, pero cuando llegamos a fase de plasmar todo por escrito, es donde vienen los desencantos por parte del cliente, pues el abogado es quien plasma la realidad en el contrato, evadiendo riesgo de incumplimiento de quien representa, en este caso de la empresa del vendedor.
Cuando ocurren este tipo de situaciones, piden a los abogados hacer maromas, inventar términos que cubra el error del vendedor, de manera de que la venta realizada no se caiga. Otro escenario que se presenta a menudo con los vendedores o los gerentes de ventas, es que quieren venderle a cualquier empresa sin estudiar su credibilidad crediticia a la hora de que pidan crédito. El afán de vender es tal, que obvian ese aspecto, y deciden lanzarse al precipicio, pidiendo luego paracaídas que los ayuden a sobrevivir. Esto por supuesto se traduce de forma inmediata en cuentas difícilmente recolectables por parte del equipo de administración y finanzas. Cuando se llega a esta etapa, empieza la cacería de brujas, buscando culpables, habiendo todo comenzado por venderle a una empresa en quiebra o con demandas por falta de pago. El ego es tal, que no permite ver la realidad ¿Te parece familiar?
Además de todo el panorama que hoy les muestro, por lo general se piensa que el área legal dentro de una empresa está solo para redactar, revisar, y representar a las empresas en casos de litigios, y no para prevenir, analizar los posibles riesgos a los que se enfrenta la empresa en su día a día, riesgos que pueden devenir en posibles y futuras demandas, a medida que la empresa va creciendo y se va posicionando en el mercado, ya que el ámbito de alcance y contacto con nuevos clientes se hace más voluminoso.
Cuando el volumen de las transacciones incrementa, es importante analizar con profundidad que tipo de transacciones requerirán contratos, de manera de crear los formatos pertinentes, blindados legalmente, para poder así responder adecuadamente a las obligaciones contraídas con ese cliente, ese socio comercial, ese proveedor.
Particularmente puedo asegurar, que el uso de las herramientas tecnológicas, ayuda notoriamente a realizar el trabajo del área legal de forma más expedita, pudiéndose generar no solo contratos blindados legalmente, sino que además, existen actualmente en el mercado, existen softwares de gerencia de contratos que permiten hasta documentar los riesgos detectados en cada uno de los contratos que se manejan a diario, y no solo ello, sino que además por estar enlazados a los procesos organizacionales del área de ventas, recursos humanos, administración y finanzas, permite hacer el análisis de riesgos orientados a fortalecer el sistema organizacional.
Actualmente existen en el mercado softwares que te permiten gestionar firmas electrónicas, válidas en cualquier litigio, así como gestionar contactos de las áreas legales de las otras empresas, guardar modelos de cláusulas recurrentes, guardar marco normativo que rige la relación comercial entre las partes, gestionar flujo de contratos desde creación del borrador, revisión por las partes, aprobación de los involucrados en el proceso, anexos del contrato, y firma de las personas legalmente facultadas para hacerlo.
Tenemos softwares para gerencia contratos adaptados a cada una de las necesidades que se pueden presentar dependiendo del rubro al que está orientado la empresa, hay un vasto mundo de posibilidades, sin embargo no todos los softwares para gerenciar contratos se adaptan a todas las empresas, es por eso contar con el apoyo de profesionales que te puedan orientar al respecto.
Abogada María Alejandra Tuozzo M.
Asesora en materia de Gerencia de Contratos
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