La apostilla es un sello o nota marginal, que se estampa en documento que certifica la validez del documento internacionalmente en aquellos países suscritos en el Convenio de la Haya.
El sistema en línea del MPPRE, reconoce automáticamente si tus documentos necesitan un sello de apostilla o una legalización, teniendo en cuenta tu país destino.
¿Cómo Apostillar Documentos en Venezuela?
En Venezuela, el organismo encargado de apostillar y legalizar documentos con carácter internacional, es el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores (MPPRE). Antes de proceder a apostillar un documento, este debe ser certificado nacionalmente, y este proceso de certificación dependerá del tipo de documento que necesites apostillar.
¿Apostillar y legalizar es lo mismo?
Apostillar se refiere a un sello de validación, reconocido por los países miembros del Convenio de la Haya.
La legalización se refiere a un proceso de certificación de documentos, que pueden ser públicos o privados.
Las legalizaciones nacionales, se realizan ante el ente gubernamental correspondiente, dependiendo del tipo de documento.
Las legalizaciones internacionales que se realiza ante el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores (MPPRE), la cual se conoce como legalización consular.
Si te encuentras en un país extranjero, que no forme parte de los países que suscribieron el Convenio de la Haya, el proceso será mucho más largo, porque involucra la participación del país de origen y destino del documento, es decir, que antes de legalizar un documento en el MPPRE, deberás acudir a la embajada del país destino para conocer las exigencias requeridas por ese país.
De lo anteriormente señalado, cada uno de los documentos que necesites para emigrar, deberán ser legalizados a través de los organismos correspondientes, para luego legarlizarlos internacionalmente en el MPPRE.
Ten en cuenta que los documentos con apostilla consular (internacional), serán válidos solamente para el país destino.
Certificación o Legalización de documentos en Venezuela
Como se indico anteriormente, esta se realiza ante los diferentes entes gubernamentales, dependiendo del tipo de documento a legalizar o certificar.
Veamos algunos ejemplos:
GTU – Gestión de trámites Universitarios
La gestión de trámites Universitarios (GTU), es el servicio de validación de documentos universitarios a nivel nacional, y sirve para validar tambien los documentos universitarios de las personas que quieren emigrar.
Entre los documentos que se pueden gestionar por GTU, tenemos los Títulos Universitarios, Notas Certificadas, Fondo negro, Pensum de Estudios, Programas, etc. (todos los documentos universitarios).
Zona Educativa
En la zona Educativa podrás legalizar todos los documentos relacionados con los estudios de educación media (Bachillerato, técnico medio, etc. Para realizar este trámite, deberás llevar todos los documentos que requieras validar ante la Zona Educativa. Este trámite no tiene un costo establecido. Se recomienda sin embargo, preguntar en la zona educativa correspondiente.
En cuanto a los requisitos, esta información te la proporcionarán directamente en la zona educativa.
Ten presente, que este es un trámite necesario y obligatorio antes de proceder a apostillar.
Nota importante: Los documentos que no tengan relación con el GTU o la Zona Educativa, deben ser legalizados por el SAREN como una Declaración Jurada. Luego, cargarlo como tal, cuando consigas las citas para apostillar en el MPPRE.
Todo documento que se desee apostillar debe ser legalizado sin excepción.
Por ejemplo:
Si quieres estudiar en otro país, debes legalizar tus documentos de estudios bien sea en Zona educativa o GTU.
Si vas a trabajar te pedirán los antecedentes penales, los cuales se sacan y legalizan en el Ministerio de Relaciones Interiores, Justicia y Paz (MPPRE).
Partidas de Nacimiento, Actas de Matrimonio y todo lo relacionado con documentos civiles se legalizan en el SAREN.
Asimismo, si deseas apostillar cualquier tipo de curso (Ingles, electricidad, repostería, elaboración de piñatas, y un largo etcétera). Entonces, debe legalizarse en el SAREN como una «Declaración Jurada».
¿Cómo registrarse en MPPRE para apostillar tus documentos?
Este trámite se hace a través de las página web oficial del MPPRE, y solo podrás realizar el trámite en línea, el día que te corresponda según el número de cédula que tengas.
Ten en cuenta que todas las personas deben volver a realizar un registro de usuario en MPPRE, aunque ya estuvieran registradas en el sistema anterior.
Paso 1: Ir a la Página Oficial del MPPRE
Para comenzar con el proceso de registro, primero tienes que ir al sitio web oficial del MPPRE. Este nuevo sistema, facilita la solicitud de citas para apostillar y legalizar.
Paso 2: Ingresar al nuevo sistema para apostillar Cuando estés en su página web, debes ingresar el RIF, número de cédula o pasaporte para acceder al sistema, y luego, dar click en “Consultar”Recuerda, que, aunque el sistema trabaje las 24 horas al día, solo puedes ingresar 2 días a la semana, según el terminal del número de cédula. Dentro del sistema, en la opción de “Registrarse”, tendrás que introducir nuevamente el número de documento y dar click en “Buscar”. El sistema te mostrará una notificación en pantalla, donde muestran tu número de cédula, nombres y apellidos. Si los mismos son correctos, debes dar click en “Correcto”.
Paso 3: Ingresar y confirmar Correo electrónico El sistema te pedirá ingresar una dirección de correo electrónico, para poder crear tu cuenta en el MPPRE. Hecho esto, solo tendrás que dar cick en “Enviar”.
Inmediatamente, te enviarán un mensaje desde la dirección: notificaciones.cancilleria@mppre.gob.ve. Es importante que reconozcas esta dirección, para evitar fraudes al dar click en algún enlace que pueda comprometer nuestra información. En este correo, encontrarás un link que dice: “Confirmar Correo”. Solo debes hacer click sobre él, para continuar con el proceso de registro.
Nota Importante: Si no consigues el mensaje para confirmar el correo en la bandeja principal. Entonces, busca en la bandeja de Spam o Correo no deseado.
Paso 4: Crear Contraseña e Ingresar Datos
El sistema te pedirá una contraseña y la confirmación de la misma, con la cual podrás iniciar sesión en el Sistema. Luego, debes dar click en “Enviar”.
Seguidamente, el sistema muestra un formulario para que introduzcas los siguientes Datos:
Estado civil.
País de residencia.
Entidad federal (Estado).
Municipio.
Parroquia.
Código postal.
Dirección.
Teléfono (Puedes ser número telefónico de casa).
Móvil (Número de teléfono celular).
Dirección de correo electrónico alternativa (Para recuperar la contraseña en caso de perder el acceso a tu correo principal).
Cuando hayas ingresado toda esta información al sistema, solo debes dar click en “Guardar”.
Paso 5: Registrar Hijos y/o Representante
Si tienes hijos menores de edad y debes apostillar algunos de sus documentos. Entones, debes ir a la sección “Hijos e Hijas” y llenar el formulario que se presenta a continuación. Es importante tener a la mano su partida de nacimiento, ya que debes ingresar el número de acta, folio, etc.
Por otro lado, si ya estas fuera de Venezuela o no puedes asistir a la cita tú mismo. Tienes la oportunidad de enviar a un Representante (Apoderado), para que asista a la cita por ti. Debes tener presente, que cuando vas a solicitar las citas para apostillar, el sistema te pedirá la información correspondiente a la carta de poder notariada que le dejaste a tu representante, para que pueda asistir a la misma.
Debes verificar que la información cargada sea correcta, porque si no es así, rechazarán el proceso de apostilla y de igual forma debes pagarlo como si lo hubieses hecho. Además, tendrás que esperar algunas semanas para poder pedir otras citas para apostillar.
¿Cómo solicitar citas para apostillar documentos en Venezuela?
Debes tener mucho cuidado a la hora de introducir los datos de los documentos, ya que, por un error, podrías perder la cita. Por eso, ¡No te confíes! Cuando estés tramitando tus citas para apostillar, verifica si los datos del documento que ingresaste son correctos antes de guardarla.
Nota importante: debes tener en cuenta, que todavía el proceso de apostilla de cualquier documento diferente a los antecedentes penales. Se hace de manera presencial, en las respectivas oficinas del MPPRE habilitadas a nivel nacional.
Paso 1: Ir a la Página Oficial del MPPR
Ingresar tu número de cédula, RIF o pasaporte → Click en: Consultar.
Recuerda, que solo puedes ingresar al sistema, el día correspondiente asignado al último número de tu cédula de identidad.
Lunes → 0 y 1.
Martes → 2 y 3.
Miércoles → 4 y 5.
Jueves → 6 y 7.
Viernes → 8 y 9.
Sábado → Números del 0 hasta el 4 (0,1,2,3,4).
Domingo → Números del 5 hasta el 9 (5,6,7,8,9).
Paso 2: Iniciar Sesión para Apostillar
Cuando hayas ingresado al sistema, entonces podrás iniciar sesión. Para ello, debes ir a la opción que dice: “Iniciar Sesión”. Luego, debes escribir la dirección de correo electrónico y la contraseña con la que te registraste, para finalmente dar click en: “Iniciar Sesión”.
Paso 3: Agregar Documentos
Una vez dentro de tu usuario mppre.gob.ve, debes ir a la opción superior que dice “Documentos” y dar click sobre ella.
Allí debes cargar todos los documentos que vas a incluir en una sola cita. Recuerda que, el sistema te permite cargar hasta 15 documentos para el titular o 12 para el caso de un representante legal.
La información que debes suministrar cuando pidas las citas para apostillar, varía en función de cada documento. Por eso, debes tener mucho cuidado, a la hora de ver que ingresar en cada cual.
Paso 4: Solicitar Citas para Apostillar
Para finalizar, solo debes ir a la sección de “Citas” ubicada en el Menú de la parte superior, debes seleccionar el Estado y la oficina a la cual vas a acudir.
Asimismo, el sistema te mostrará una fecha para la cita, normalmente la fecha de la cita es la misma que aparece allí, pero otras veces se asigna para unos días después de la fecha mostrada por el sistema.
En esta sección, tienes que llenar con mucho cuidado, los datos que te piden sobre los documentos a apostillar antes de dar click en “Registrar”.
No olvides, que todos los documentos deben estar previamente validados por el ente correspondiente, según el tipo de documento.
La cita se enviará a tu correo electrónico en un tiempo aún no estimado. Pero, se reflejará en tu usuario en línea en la sección de “Citas”, en un lapso no mayor a una semana.
También puedes ir al modulo de «Inicio», donde se muestra todo el historial de las citas para apostillar que has solicitado.
Nota importante: Si vas a registrar documentos de tus hijos. Entonces, en la sección de “Documentos” debes colocar a tu hijo previamente registrado en el sistema, como el titular para ese documento específico.
¿Qué es la Apostilla Electrónica?
El sistema de apostilla electrónica se creó con la intención de agilizar el proceso de apostilla que se lleva a cabo actualmente de manera presencial. Los documento deben cargarse en línea, desde la comodidad de su casa.
El MPPRE le enviará a su correo electrónico, el documento apostillado de manera digital en formato PDF, para que puedas imprimirlo.
Este proceso de apostilla, demora aproximadamente unos 10 días. Pero, sin duda alguna, el hecho de no tener la necesidad de ir a la cita presencial, lo convierte en un método muy práctico y novedoso.
Documentos que aplican para apostilla electrónica
La apostilla electrónica es algo relativamente nuevo en el país. Por esta razón, actualmente solo permite la apostilla electrónica para antecedentes penales.
Si vas a solicitar la apostilla electrónica para tus antecedentes penales, entonces debes hacer lo siguiente:
Iniciar Sesión en el sistema (Solo haz click aquí para ir a la página oficial).
Ir a: Documentos → “Agregar”.
Elegir las siguientes opciones: Categoría → Legal; Sub Categoría → Judicial; Documento público → Certificación de antecedentes penales.
Ingresar la información correspondiente del certificado de antecedentes penales (Número de certificación, fecha de expedición, etc.).
Finalmente, solo debes dar click en “Registrar” y listo.
Cuando hayas solicitado la apostilla electrónica, debes esperar aproximadamente 10 días para que la envíen a tu correo electrónico, si demora un poco más, no te preocupes, suele suceder con mucha frecuencia. El servicio de apostilla electrónica es totalmente gratuito.
¿Qué debes hacer cuando no te llega la Cita al Correo?
Si ya se acerca el día de tu cita y aún no recibes el correo, entonces, debes hacer lo siguiente:
Iniciar Sesión en el sistema el día que te corresponde, haciendo click aquí.
Ir a la sección de “Citas” y hacer un capture de pantalla donde se vea el Número de control.
Luego, dar click en la cita y hacer otro capture de pantalla de la información allí mostrada.
Finalmente, debes llevar dos copias de ambos captures el día de tu cita.
¿Cómo cancelar citas para apostillar?
Iniciar sesión en el Sistema en Línea del MPPRE.
Ir a la sección de «Citas».
Dar click encima de la cita (Justo al lado de tu nombre o del representante).
En la esquina inferior izquierda de la notificación que se muestra en pantalla, encontrarás la opción de «Cancelar Cita».
Por otro lado, si se acerca el día para asistir a la misma, el sistema no mostrará la opción de cancelarla, con lo cual solo tendrás dos opciones: ir a la cita o perderla.
Es importante tener en cuenta que cuando pierdes o cancelas la cita, debes esperar algunas semanas (de 2 a 4) para poder solicitar otra.
Pago de Verificación de Documentos para Apostillar
Este es un proceso que lo realizan los funcionarios del MPPRE, con la intención de comprobar la validez de los documentos emitidos por cada una de los organismos correspondientes (GTU, SAREN, etc.). Anteriormente este proceso era gratuito. Pero luego del 12 de noviembre del 2019, la verificación de cada uno de los documentos que vas a apostillar, tiene un costo de 0,08615936 Petros o su equivalente en bolívares, el cual deberás pagar previa cita.
El método de pago varía según la oficina en la que vas a realizar el trámite. Por eso, lo mejor será acercarte a la misma y preguntar al respecto. Puedes consultar los métidos de pago de MPRR dando click en el siguiente botón.
Notas importantes:
***Siempre verifica que todos tus documentos que esten cargados en el sistema para la solicitud de las citas para apostillar, sean los correctos. En caso contrario, no los apostillarán y, aun así, debes pagar la verificación.
*** En cuanto a los documentos emitidos por el Registro Civil del Municipio Libertador Distrito Capital, existe una constante duda cuando se trata de elegir la opción correcta (Documento normal o CNE/CRCE) en el sistema de legalización y apostilla. Al respecto debes saber que la opción de CNE/CRCE es válida solo para aquellos documentos (Actas de nacimiento, actas de matrimonio, unión estable de hecho, actas de defunción, etc.) emitidos por el Registro Civil del Municipio Libertador en el Distrito Capital. Esto se debe a que febrero de 2021, el MPPRE anunció que los documentos emitidos por dicho registro no necesitan ser legalizados en el SAREN, sino que pueden ser cargados directamente en el sistema de apostilla.
¿Qué Documentos necesito apostillar para Emigrar?
Estos serán los que sean contemplados en la legislación del país destino y dependerá así mismo del motivo que te impulsa a migrar; ya sea para cursar estudios superiores, buscar empleo o por temas de salud.
Los documentos más comunes para solicitar la Apostilla de la Haya son:
Documentos de Identidad y/o Pasaportes.
Diploma Escolar.
Título Universitario.
Título de Bachiller.
Notas certificadas.
Fondo negro de los títulos.
Pensum de estudios universitarios.
Programas de la Universidad.
Poderes notariales.
Escrituras y Testamentos.
Contratos.
Escrituras de Compraventa.
Comprobante de Propiedad.
Documentos Privados.
Declaraciones juradas.
Acta de Matrimonio.
Acta de Nacimiento o adopción.
Carta de soltería.
Decreto de Divorcio.
Certificado de antecedentes penales.
Licencia de conducir, y otros.
Notas Importantes:
***En el caso de incluir la apostilla para la Licencia de conducir, cuando solicites tus citas para apostillar. Debes tener en cuenta, que esta se tramita primero ante el INTT. A este trámite se le conoce como Carta consular.
¿Qué países requieren legalizar documentos a través de apostilla?
Todos los países que forman parte del Convenio de la Haya, exigen la legalización de documentos a través de la apostilla. Esto se debe a un acuerdo mutuo entre los países miembros de este convenio, para suprimir el tedioso y largo proceso de legalización de documentos.
El Convenio de la Haya, da a los ciudadanos acceso a estos trámites, para que puedan solicitarlos de una manera más cómoda y menos complicada.
¿Qué es la apostilla Express?
La apostilla express es un servicio que ofrece el MPPRE, para garantizarle al usuario, realizar el trámite en un tiempo realmente rápido en comparación a la gestión normal del mismo.
Es importante resaltar, que este trámite únicamente se realiza de manera presencial en su sede principal de caracas. El mismo, no posee ningún costo más allá del timbre fiscal de 0,5 UT que solicitan para cada documento.
Nota importante:
***Debes tener en cuenta, que solo puedes solicitar este servicio, entre los 3 y días 5 antes del viaje al extranjero. Para eso, debes presentar el boleto aéreo o terrestre con el sello húmedo.
***Aunque el servicio de apostilla es gratuito, debes cancelar la verificación de los documentos. El monto para este proceso es de 0,08615936 Petros, o su equivalente en bolívares.
¿Se puede Apostillar documentos venezolanos desde el Extranjero?
Si es posible, y para ello el MPPRE ha creado nuevas oficinas en diversos países, como:
Ecuador.
Perú.
Panamá.
Chile.
España.
Portugal.
Alemania.
Turquía.
Austria.
Polonia.
Mali.
Guinea Ecuatorial.
Argentina.
Bolivia.
Trinidad y Tobago.
República Dominicana.
Uruguay.
México.
Rusia.
Aruba.
El costo de los aranceles consulares para este trámite, deben ser consultados previamente en la Embajada de Venezuela.
Nota importante:
***El procedimiento de solicitar citas para apostillar en el extranjero, es el mismo realizado para solicitar las citas en Venezuela. Solo debes elegir el país y la oficina (Embajada) que más te convenga.
¿Cómo comprobar la validez de una Apostilla?
Al tener ya los documentos apostillados, pero quieres verificar la validez de dicha apostilla, entonces, debes seguir los siguientes pasos:
Ir a la Página Oficial del MPPRE.
Dar click en “Consulta”.
Ingresar la siguiente información: Número de Legalización/Apostilla; Código de Verificación y la Fecha de emisión de la misma.
Luego, debes dar click en “Consultar”.
¿Cuánto cuesta validar una apostilla?
Una apostilla es válida desde el momento en que el MPPRE emite su sello. Para comprobar su validez, puedes consultar en línea en cualquier momento, a través del sitio web oficial.Si deseas saber el precio de la verificación de cada documento, por parte de los funcionarios de este organismo. Es de 0,08615936 petros por cada uno o su equivalente en bolívares.
Apostilla para Casos Especiales
El MPPRE se encarga de apostillar documentos denominados como: “Casos Especiales” en las siguientes circunstancias o documentos:
1. Documentos de Salud
En los siguientes casos:
Sufrir de alguna enfermedad crónica.
Viajar al extranjero para realizar algún tipo de tratamiento médico.
Cuando debes viajar para adquirir medicinas en el extranjero.
Los requisitos para apostillar este tipo de documentos son:
Poseer el Informe médico Original (Debe tener Firma y sello húmedo del médico tratante).
Si necesitas viajar explícitamente por alguno de los motivos antes mencionados, entonces debes presentar el boleto de viaje (Indispensable que posea el sello húmedo).
De la misma manera, tendrás que consignar otros documentos importantes relacionados con el caso.
2. Defunciones (Traslado de Cenizas)
Si un familiar ha muerto en el exterior, entonces debes solicitar una apostilla para poder trasladar sus cenizas.
Los requisitos para este trámite son:
Documento original del acta que manifiesta el traslado de las cenizas, o en su defecto, presentar el acta de defunción.
Presentar el boleto del traslado (Debe ser original con sello húmedo).
Citas en el Consulado
Si tienes una cita muy próxima en algún consulado para tramitar cualquier documento entonces podrán tomar tu caso como “Caso especial de apostilla”.
Los requisitos para que puedas ser atendido son:
Llevar contigo todos los documentos que necesitas apostillar.
Necesitas haber solicitado con anterioridad una cita de apostilla.
Debes llevar una copia de la cita en dicha embajada.
Viajes al extranjero
Para que puedan considerar un viaje al extranjero como un caso especial, debes presentar los siguientes documentos:
Asistir al MPPRE en un tiempo no mayor a los 15 días previos al viaje.
Llevar el boleto de viaje (Debe ser original con sello húmedo).
Estudios o Becas en el extranjero
Si vas a estudiar en otro país o has sido seleccionado para beneficiarte de una beca, debes presentar todos los documentos necesarios que lo comprueben.
Por eso, en este caso, lo mejor es cerciorarte primero en el MPPRE, para conocer de primera mano los requisitos necesarios según sea el caso.
Errores por fallas del Sistemas MPRR
En el posible caso en que tus documentos hayan salido con algún dato erróneo, debes presentar en la oficina del MPPRE donde realizaste el trámite, una carta explicativa donde expongas tu caso.
Allá te dirán que requisitos necesitas, e incluso, de ser necesario, tendrás que llevar nuevamente impreso tus documentos, para repetir la apostilla.
Abogada María Alejandra Tuozzo
+58 424 409 8311
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